Stap 1: het eerste gesprek
Het begint met een gesprek van ongeveer een uur, gratis en vrijblijvend. Daarin bespreken we hoe uw bedrijf werkt: wat er binnenkomt, wat ermee gebeurt, welke programma's u gebruikt en waar de tijd nu in gaat zitten. U hoeft niets voor te bereiden, al helpt het als u een paar voorbeelden bij de hand hebt van werk dat u kwijt wilt: een stapel offertes, een volle mailbox, een lijst die u elke week overtypt. Degene met wie u dit gesprek voert, bouwt straks ook uw automatisering.
Stap 2: kiezen wat eerst
Uit het gesprek komt meestal een lijstje van dingen die te automatiseren zijn. Niet alles tegelijk: we kiezen het werk dat het vaakst terugkomt, het meest voorspelbaar is en het meest oplevert. Soms is de uitkomst dat automatiseren voor uw situatie de moeite niet waard is; dat zeggen we dan ook.
Stap 3: vaste prijs en afspraken
Voor het gekozen werk krijgt u een vaste prijs, zodat u vooraf weet waar u aan toe bent. Daarbij spreken we af:
- wat de automatisering zelfstandig mag doen en wat als concept voor u klaarstaat;
- welke mail of aanvragen altijd bij een mens terechtkomen;
- welke programma's en welke gegevens erbij betrokken worden;
- hoe het onderhoud daarna geregeld is, in een maandelijks opzegbaar abonnement.
Worden er persoonsgegevens verwerkt, dan sluiten we een verwerkersovereenkomst, zoals de AVG voorschrijft. Daarin staat welke gegevens gebruikt worden, waar ze verwerkt worden en wat er bij beëindiging mee gebeurt.
Stap 4: de bouw
Voor de bouw hebben we drie dingen van u nodig: toegang tot de programma's die gekoppeld worden, een aantal echte voorbeelden (eerdere offertes, mails, documenten) zodat de automatisering uw toon en uw manier van werken leert, en uitleg over de uitzonderingen. Verder hoeft u niets te installeren of te leren. Een eerste automatisering draait meestal binnen twee weken, soms binnen enkele dagen; grotere trajecten plannen we vooraf samen in.
Stap 5: een werkende versie
U ziet altijd eerst een werkende versie voordat we iets in gebruik nemen. U legt er echte gevallen aan voor, kijkt of het doet wat u verwacht, en we passen aan wat nog niet goed gaat. In deze fase blijkt vaak dat er een uitzondering is die niemand vooraf had bedacht; die hoort er nu bij.
Stap 6: in gebruik en onderhoud
Daarna gaat de automatisering aan, meestal eerst voorzichtig: alleen sorteren en concepten klaarzetten, en pas later, als u er vertrouwen in hebt, een deel volledig automatisch. Wij houden de automatisering in de gaten en passen hem aan als een van uw programma's verandert. Wilt u uitbreiden naar de volgende taak, dan is dat een kleine stap.
Wat u zelf kunt voorbereiden
- Schrijf een week lang op waar uw tijd in gaat zitten, in blokken van een kwartier. Het terugkerende werk springt er dan vanzelf uit.
- Verzamel een paar echte voorbeelden: offertes, mails, facturen, lijsten.
- Zet op een rij welke programma's u gebruikt en wie de inloggegevens beheert.
- Bedenk welke beslissingen u nooit uit handen wilt geven. Dat helpt bij het afbakenen.
Wilt u beginnen, plan dan een gesprek in. Het is gratis en vrijblijvend, en u weet erna precies wat er voor uw bedrijf mogelijk is.