Waar de prijs van afhangt
Een automatisering is maatwerk: hij wordt gebouwd op uw programma's, uw manier van werken en uw uitzonderingen. De prijs hangt daardoor vooral af van vijf dingen.
- Wat er gebouwd moet worden. Een koppeling die bestellingen uit een webshop in de boekhouding zet, is een ander project dan een systeem dat binnenkomende mail leest, sorteert en van een concept-antwoord voorziet. Hoe meer stappen en hoe meer beoordeling er in het werk zit, hoe meer er te bouwen en te testen is.
- Hoeveel programma's meedoen. Elk pakket dat gekoppeld wordt, vraagt toegang, afspraken over welke gegevens erin en eruit gaan, en een test. Twee pakketten zijn overzichtelijk; vijf pakketten met elk hun eigen regels niet.
- Het volume. Tien offertes per maand of tien per dag maakt uit voor de opzet, de snelheid en de controles die nodig zijn.
- De uitzonderingen. Het gewone geval is snel gebouwd. De tijd zit in wat er moet gebeuren als een aanvraag onvolledig is, een klant onbekend is of een prijs ontbreekt. Hoe beter u die gevallen vooraf kunt benoemen, hoe scherper de prijs.
- Het onderhoud. Programma's veranderen, en een automatisering moet daarin mee. Reken dat mee als terugkerende kosten, ook als u zelf bouwt: dan zit het in uw eigen uren.
Vaste prijs of per uur
Bij werk per uur betaalt u voor de tijd die het kost, ook als er iets tegenzit. Bij een vaste prijs ligt dat risico bij de bouwer, en weet u vooraf waar u aan toe bent. Yannes werkt met een vaste prijs, die u na een gratis eerste gesprek krijgt; het onderhoud daarna is een abonnement dat maandelijks opzegbaar is. Vraagt u een offerte aan bij een bouwer, let dan op of onderhoud, aanpassingen en de kosten van eventuele tools erin zitten.
Zo rekent u uit of het loont
De rekensom is eenvoudiger dan hij lijkt.
- Tel hoeveel uur per week er nu aan de taak opgaat, over alle mensen die eraan werken. Wees eerlijk: het opzoeken, het overtypen en het nabellen horen erbij.
- Vermenigvuldig dat met wat een uur kost, inclusief werkgeverslasten, of met wat u in dat uur anders zou verdienen.
- Tel er wat bij op voor wat er nu misgaat: te laat verstuurde offertes, dubbel ingevoerde gegevens, klanten die afhaken omdat het antwoord op zich liet wachten. Dat is lastig precies te maken, maar het is zelden nul.
- Zet die besparing per jaar naast de eenmalige prijs plus een jaar onderhoud. Dan ziet u de terugverdientijd.
Automatisering is vooral interessant bij werk dat vaak terugkomt en steeds ongeveer hetzelfde gaat. Daar is de besparing groot en de bouw overzichtelijk.
Wanneer automatiseren niet loont
Soms is het eerlijke antwoord dat u beter niets doet. Bijvoorbeeld als:
- het werk maar een paar keer per maand voorkomt en per keer een kwartier kost;
- elke keer anders is, zodat er weinig te automatiseren valt zonder dat u alsnog alles nakijkt;
- het proces zelf nog verandert, bijvoorbeeld omdat u net een nieuw pakket in gebruik neemt;
- de programma's geen koppeling hebben en ook geen export of e-mail als omweg.
In het eerste gesprek zegt Yannes dat dan ook gewoon. Een automatisering die u niet terugverdient, is niet in ons belang en niet in het uwe.
Verborgen kosten om op te letten
Wie zelf bouwt met een tool als Zapier of Make, betaalt daar per uitgevoerde taak voor, en die kosten groeien mee met het gebruik. Daarnaast kost het bouwen en bijhouden eigen tijd, en die is in een klein bedrijf meestal het schaarst. Laat u het bouwen, vraag dan hoe het onderhoud geregeld is en wie er in actie komt als een pakket iets verandert. Yannes bouwt op het automatiseringsplatform n8n op een eigen server, zodat u geen kosten per taak aan een tool betaalt, en houdt de automatisering na de oplevering in de gaten.
Hoe u begint
Begin met het werk dat het vaakst terugkomt en het meest voorspelbaar is: offertes klaarzetten, binnenkomende mail sorteren, gegevens tussen twee pakketten overzetten. Een eerste automatisering draait bij Yannes meestal binnen twee weken, en u ziet altijd eerst een werkende versie voordat we iets in gebruik nemen. Wat het voor uw bedrijf kost, hoort u na een gratis gesprek, met een vaste prijs.