De test: terugkerend, voorspelbaar, digitaal
Of een taak zich leent voor automatisering, hangt van drie vragen af.
- Komt het vaak terug? Dagelijks of wekelijks werk levert meer op dan iets wat één keer per kwartaal voorkomt.
- Gaat het steeds ongeveer hetzelfde? Als u de stappen kunt uitleggen aan een nieuwe collega, kunt u ze ook aan een automatisering uitleggen.
- Begint en eindigt het digitaal? Een mail, een formulier, een bestelling, een pdf: dat is te lezen. Een gesprek aan de balie niet, al kan de afhandeling erna wel weer digitaal zijn.
Drie keer ja is een goede kandidaat. Twee keer ja is het bekijken waard. Hieronder staan de taken die in de praktijk het vaakst voorbijkomen.
Offertes en facturen
Een offerte maken is grotendeels verzamelwerk: de aanvraag lezen, de klantgegevens erbij zoeken, de juiste prijzen en teksten pakken. Dat verzamelen is te automatiseren, zodat er een concept klaarstaat in uw offerte- of boekhoudpakket en u alleen nog controleert en verstuurt. Wat er daarna komt, kan ook: een herinnering als een offerte na een afgesproken aantal dagen onbeantwoord blijft, de factuur die klaarstaat zodra de offerte akkoord is, en een betalingsherinnering als die factuur te laat wordt betaald. Meer daarover leest u bij offertes en facturen automatiseren.
Mail en klantcontact
Een groot deel van de binnenkomende mail is voorspelbaar: prijsaanvragen, verzoeken om een afspraak, vragen naar de status van een bestelling, facturen van leveranciers. Een automatisering herkent waar een mail over gaat, zet hem op de juiste plek en zet voor de veelvoorkomende vragen een concept-antwoord klaar, in uw eigen toon. U leest en verstuurt; wat echt aandacht vraagt, komt bij u terecht. Hetzelfde werkt voor berichten via WhatsApp en aanvragen via het contactformulier op uw website. Zie mail en klantcontact automatiseren.
Gegevens overzetten tussen programma's
Alles wat nu van het ene scherm naar het andere wordt overgetypt, is een koppeling waard: bestellingen van de webshop naar de boekhouding, nieuwe klanten van het CRM naar het factuurprogramma, uren uit de planning naar de facturatie, betaalde facturen terug naar de status in uw klantoverzicht. Een koppeling doet dat direct en zonder typefouten. Zie software koppelen.
Opzoeken en samenvatten
Veel tijd gaat zitten in zoeken: wat hebben we vorig jaar bij deze klant gedaan, wat staat er in dit contract, welke prijs spraken we af. Een AI-assistent die met uw eigen documenten werkt, zoekt dat op, verwijst naar de bron en vat lange stukken samen. Hij zegt het als iets nergens staat, zodat u niet op een verzonnen antwoord vertrouwt. Zie AI-assistent voor uw bedrijf.
Afspraken, bevestigingen en herinneringen
Kleine, terugkerende berichten zijn dankbaar werk voor automatisering: een bevestiging zodra een aanvraag binnen is, een herinnering een dag voor de afspraak, een bericht als een klus is ingepland. Het scheelt de klant onzekerheid en u telefoontjes.
Wat u beter zelf blijft doen
Niet alles hoort geautomatiseerd. Laat het bij mensen als het werk:
- onderhandeling of gevoel vraagt, zoals een klacht van een boze klant of een offerte waar de relatie belangrijker is dan de tekst;
- maar één keer voorkomt, of elke keer anders is;
- nog verandert, omdat u net anders bent gaan werken of een nieuw pakket in gebruik neemt;
- besluiten bevat die u zelf wilt nemen, zoals welke prijs u aan wie geeft.
Ook waar wél geautomatiseerd wordt, blijft u aan het stuur: de automatisering zet werk klaar, en u bepaalt wat er de deur uitgaat. Volledig automatisch versturen kan per soort mail of aanvraag worden aangezet, en pas als u daar zelf om vraagt.
Klein beginnen
Kies één taak die vaak terugkomt en waar u zich nu het meest aan ergert, en begin daar. Een eerste automatisering is bij Yannes meestal binnen twee weken klaar, en u ziet eerst een werkende versie voordat hij in gebruik gaat. Werkt dat goed, dan is uitbreiden naar de volgende taak een kleine stap. Wilt u weten waar het in uw bedrijf zit, plan dan een gesprek in; dat is gratis en vrijblijvend.