Wat een koppeling doet
Een koppeling zorgt dat een wijziging in het ene programma automatisch in het andere terechtkomt. Er komt een bestelling binnen in de webshop, en even later staat de verkoop in de boekhouding. Een klant geeft een nieuw adres door in het CRM, en het factuuradres verandert mee. Een factuur wordt betaald, en de status in uw planning of klantoverzicht springt op betaald. Niemand hoeft iets over te typen, en de gegevens zijn overal hetzelfde.
De koppelingen die het vaakst worden gemaakt
- Webshop naar boekhouding. Bestellingen worden verkoopfacturen of boekingen in Exact Online of Moneybird, inclusief klant, regels en btw. Een veelgevraagde koppeling bij bedrijven die online verkopen.
- CRM en boekhouding. Nieuwe klanten en gewijzigde gegevens gaan van het CRM naar het boekhoudpakket, zodat een factuur altijd naar het juiste adres gaat. Waar nodig ook terug: een betaalde of openstaande factuur zichtbaar bij de klant in het CRM.
- Offerte naar factuur. Zodra een offerte akkoord is of een klus is afgerond, staat de factuur klaar in het boekhoudpakket, met dezelfde regels en prijzen als de offerte. Hierover leest u meer bij offertes en facturen automatiseren.
- Mailbox naar boekhouding. Facturen van leveranciers die per mail binnenkomen, worden herkend en doorgezet naar het boekhoudpakket of naar de juiste collega, in plaats van dat iemand ze uit de mailbox vist.
- Planning en uren. Ingeplande of geschreven uren gaan naar de facturatie, zodat er niets vergeten wordt.
Hoe het technisch werkt
Exact Online en Moneybird hebben allebei een koppelvlak (een API) waarmee andere programma's gegevens kunnen lezen en schrijven. Een koppeling gebruikt dat koppelvlak met een toegang die u zelf verleent en op elk moment weer kunt intrekken. Veel andere pakketten hebben zo'n koppelvlak ook. Heeft een programma het niet, bijvoorbeeld oudere software, dan is er meestal een omweg: een export op vaste tijden, of gegevens die per e-mail worden aangeleverd en daaruit worden gelezen.
Gegevens gaan meestal direct over, binnen enkele minuten na een wijziging. Sommige pakketten geven wijzigingen alleen op vaste momenten door; dan volgt de koppeling dat ritme.
Wat u vooraf afspreekt
Een koppeling bouwen is het halve werk; de afspraken eromheen zijn de andere helft.
- Welk pakket is leidend. Als een klant in beide programma's staat met een verschillend adres, welk adres wint dan? Meestal is één pakket de bron voor elk soort gegeven.
- Welke richting. Eén kant op (van webshop naar boekhouding) is eenvoudig en overzichtelijk. Twee kanten op kan waar nodig, zolang de pakketten dat toestaan, maar vraagt duidelijker regels.
- Wat er met bestaande gegevens gebeurt. De klanten en producten die er al staan, kunnen bij de start in één keer worden overgezet, zodat u niet met een lege lijst begint. Spreek af hoe dubbele of verouderde gegevens worden behandeld.
- Wie wat ziet. Welke gegevens gaan er precies heen en weer, en welke juist niet.
- Wat er gebeurt bij een storing. Wie krijgt een melding en wie lost het op.
Onderhoud
Boekhoudpakketten veranderen: een nieuwe versie, een nieuw veld, een aangepast koppelvlak. Een koppeling die niemand in de gaten houdt, valt op zo'n moment stil, en dat merkt u pas als er facturen ontbreken. Yannes houdt gebouwde koppelingen daarom in de gaten, krijgt een melding als er iets stilvalt en past de koppeling aan als een pakket iets verandert. Het onderhoud is een maandelijks opzegbaar abonnement.
Wat het oplevert
Niets meer dubbel invoeren, minder fouten, en cijfers en klantgegevens die overal actueel zijn. Een eenvoudige koppeling tussen twee pakketten is vaak binnen een week gebouwd. Wilt u weten of uw pakketten te koppelen zijn, kijk dan bij software koppelen of plan een gesprek in.