Mail en klantcontact automatiseren.

Vooral mail die steeds op dezelfde manier binnenkomt: offerte- en prijsaanvragen, verzoeken om een afspraak te maken of te verzetten, terugkerende vragen met een vast antwoord (de status van een bestelling, levertijd, openingstijden, garantie) en facturen of andere bijlagen van leveranciers. Zulke mail wordt herkend en gesorteerd, krijgt een concept-antwoord of gaat door naar de boekhouding of de juiste collega. Wat overblijft, is de mail die echt uw aandacht vraagt.

Ja: de automatisering werkt in Gmail en Google Workspace, in Outlook en Microsoft 365, en ook in mail van uw eigen domein bij een hostingpartij (via IMAP). Ze kan meelezen in een gedeeld adres zoals info@, in de mailboxen van meerdere collega's, of in allebei. Er verandert niets aan uw adres of uw programma; collega's zien dezelfde mail als altijd, alleen gesorteerd en met concepten erbij.

Nee, tenzij u daar zelf voor kiest. Standaard zet de automatisering antwoorden alleen klaar als concept; u leest ze, past aan wat nodig is en verstuurt ze zelf. Wilt u later een deel volledig automatisch laten beantwoorden, bijvoorbeeld een ontvangstbevestiging, uw openingstijden of een vraag naar de status van een bestelling, dan zetten we dat per soort mail aan. De rest blijft gewoon concept.

Uit uw eigen informatie: eerdere mails van uw bedrijf (zo neemt ze uw toon en uw gebruikelijke antwoorden over), documenten zoals uw website, prijslijst en voorwaarden, en een set antwoorden die we bij de start samen opstellen. Waar nodig kijkt ze in uw andere software, bijvoorbeeld voor de status van een bestelling of een vrije plek in de planning. Weet ze iets niet, dan komt de mail bij u terecht.

Nee. Een concept staat in uw eigen toon en gaat pas de deur uit nadat u het hebt gelezen en verstuurd, uit uw naam en vanuit uw eigen mailadres; er staat niets over AI in. De automatisering gebruikt daarvoor hoe u en uw collega's tot nu toe antwoordden. Alleen mail die u bewust volledig automatisch laat beantwoorden, verstuurt de automatisering zelf, en ook die staat in uw eigen woorden.

Ja. Berichten via WhatsApp en aanvragen via het contactformulier op uw website komen in dezelfde stroom terecht als uw mail: ze worden herkend, gesorteerd en krijgen een concept-antwoord. Ook een ingesproken voicemail kan worden uitgeschreven en als bericht in die stroom worden gezet, zodat u hem niet hoeft af te luisteren. Welke kanalen we aansluiten, spreken we bij de start af.

Alleen de mail die we afspreken: u wijst de adressen of mappen aan waarin de automatisering meeleest, bijvoorbeeld info@ wel en persoonlijke mailboxen niet. De inhoud wordt verwerkt op een eigen server van Yannes en, voor het AI-gedeelte, bij gevestigde AI-aanbieders; dat leggen we vast in een verwerkersovereenkomst, zoals de AVG voorschrijft. Uw mail blijft van u en wordt niet met anderen gedeeld.

Elke mail krijgt een status, zodat u op één plek ziet wat is afgehandeld, wat klaarstaat en wat nog op u wacht. Hoe dat eruitziet, hangt af van wat u al gebruikt: labels of mappen in Gmail of Outlook, of een apart overzicht buiten de mailbox. Dat spreken we bij de start af. Mail die de automatisering niet herkent, blijft niet liggen: die komt gewoon bij u terecht.

Een vaste prijs op maat, die u na een gratis eerste gesprek krijgt. De prijs hangt af van hoeveel mail er binnenkomt, hoeveel soorten mail we moeten herkennen en beantwoorden, en of er andere kanalen of software bij aangesloten worden. Veel bedrijven beginnen klein, met alleen sorteren en klaargezette concepten, en breiden later uit. Zo'n automatisering draait meestal binnen twee weken.