Offertes en facturen automatiseren.

Meestal wel: het concept komt als conceptofferte terecht in het pakket dat u nu gebruikt, bijvoorbeeld Moneybird of Exact Online, klaar om na te lezen en te versturen. Maakt u offertes in een CRM of in een Excel-bestand, dan sluiten we daarop aan. Uw prijzen blijven staan waar ze nu staan; de automatisering leest ze daar uit. In het eerste gesprek kijken we hoe uw offertes nu tot stand komen.

Alleen als u dat zelf wilt. Standaard staat elk concept klaar in uw pakket en verstuurt u het pas nadat u de prijzen en de tekst hebt gecontroleerd. Voor eenvoudige standaardaanvragen kunt u ervoor kiezen om ze volledig automatisch te laten beantwoorden; dat zetten we dan per soort aanvraag aan, en het is later weer terug te draaien. Wat de automatisering wel en niet zelf mag doen, spreken we vooraf af.

Ja, het voorbereidende werk wordt dan gedaan. De klantgegevens, de vraag uit de aanvraag en de standaardregels van de offerte staan al klaar in het concept; de regels die rekenwerk of een bezoek op locatie vragen, vult u daarna zelf in. Zo begint u niet met een leeg document maar met een offerte die al grotendeels staat, en blijft het rekenwerk waar het hoort: bij u.

Ja. Blijft een verstuurde offerte na een afgesproken aantal dagen onbeantwoord, dan staat er een herinnering klaar, of gaat die automatisch uit als u dat liever hebt. U bepaalt de termijn en de toon, en u ziet welke offertes nog openstaan. Zo gaat er geen aanvraag verloren omdat niemand er meer aan dacht, en hoeft u zelf geen lijstje bij te houden.

Ja. Zodra een offerte akkoord is of de klus is afgerond, staat de factuur klaar in uw boekhoudpakket, met dezelfde regels en prijzen als de offerte, zodat u niets hoeft over te typen. Wordt een factuur te laat betaald, dan gaat er automatisch een betalingsherinnering uit, in de toon die u afspreekt. Of u facturen en herinneringen eerst zelf wilt zien of direct laat versturen, bepaalt u.

Uit wat u al hebt: uw prijslijst in uw boekhoud- of offertepakket, uw eerdere offertes en de teksten die u daarin gebruikt. De automatisering leest de prijzen uit op de plek waar ze nu staan; verandert er een prijs, dan rekent de volgende offerte daar automatisch mee. Uw formulering en opmaak neemt ze over van eerdere offertes, zodat een concept eruitziet alsof u het zelf hebt gemaakt.

Via de wegen die u nu ook gebruikt: een mail naar uw adres, het contactformulier op uw website of een bericht via WhatsApp. De aanvraag wordt direct geregistreerd, ook buiten kantoortijden, en de gegevens die erin staan (wie het is, wat er gevraagd wordt, om welke aantallen of afmetingen het gaat) worden uitgelezen. Ontbreekt er iets, dan ziet u dat in het concept en vraagt u het na.

Een vaste prijs op maat, die u na een gratis eerste gesprek krijgt. De prijs hangt af van hoe uw offerteproces in elkaar zit: hoeveel aanvragen er binnenkomen, hoe uw prijzen zijn opgebouwd, welk pakket u gebruikt en of de opvolging en de facturen meegaan. In dat gesprek zeggen we ook eerlijk of automatiseren bij uw aantallen de moeite waard is. Zo'n automatisering draait meestal binnen twee weken.